junho 09, 2008
4 dicas para gerir o tempo
O tempo é actualmente um dos recursos mais escassos e difíceis de gerir.
Embora seja igual para todos, em função da competência de cada um para o usar da melhor forma, afecta directamente o desempenho e qualidade de vida - fácil de dizer, difícil de colocar em prática!
Eis aqui 4 dicas, baseadas em idêntica sugestão de David Beardsley.
1. Fazer listas (apenas que as que valham a pena)
Muitos são aqueles que possuem listas de afazeres. Como nem todas as tarefas exigem recursos e esforços idênticos, convém separar as que podem ser realizadas de acordo com critérios de admissibilidade. Ao mesmo tempo, também nem todas as tarefas possuem a mesma prioridade. Algumas delas exigem que sejam cumpridas imediatamente ou em determinado tempo e exigem uma alocação temporal estrita; outras não e ainda outras podem ser realizadas de acordo com as disponibilidades.
Assim, David Beardsley propõe 5 listas:
- Projectos: inclui tarefas que são também objectivos de realização, como fazer um livro, tirar um curso, mudar os pneus do carro (em geral, podem ser adiadas face a solicitações mais urgentes);
- Próximas: lista as tarefas a realizar no âmbito dos projectos activos, incluindo actividades específicas a realizar e contactos, tais como ler um relatório, falar com o responsável pelos eventos, colocar o facto a lavar a seco (em geral, tem de ser realizadas quando possível, de modo a libertar recursos e disponibilidade);
- Em espera: lista as actividades que para serem realizadas dependem também de terceiros; exemplos são a revisão de um relatório que se espera receber ou a espera por um trabalho gráfico pedido para uma capa de livro (em geral, estas tarefas tendem a consumir bastante do nosso tempo, uma vez que a organização actual do trabalho implica que se trabalhe cada vez mais em equipa e grupo);
- Calendário: listas as tarefas que possuem uma data específica para serem realizadas e incluem as reuniões, eventos e actividades específicas do dia, como aulas ou assistir a palestras (em geral, este tipo de actividades deve ser o mais organizada possível de modo a libertar recursos para as restantes listas de tarefas a realizar);
- Ambicionadas: lista todo o tipo de actividades que se pretendam realizar, tal como uma lista de desejos. Por exemplos, umas férias específicas ou uma experiência radical que se pretenda ter (em geral, constitui uma lista de espera de tarefas que podemos vir a ter oportunidade de realizar).
2. Lidar com o caos, controlando-o
Prever a existência de um ponto de concentração de todas as solicitações (pode ser a caixa de entrada do seu email...). Ter o cuidado de não a deixar aumentar desmesuradamente (facilmente se atingem centenas de email não respondidos e em pouco tempo...). Comece pelo fundo dessa caixa, tomando as solicitações mais antigas - uma de cada vez - e não passe à seguinte sem que antes tenha decidido o que fazer com a actual. Uma vez removida a solicitação, não a volte a considerar.
3. Lembre-se da regra dos dois minutos
Sempre que for confrontado com uma acção que exija pouco do seu tempo e puder ser realizada no momento, faça a mesma imediatamente: assim, se evita um dos maiores consumidores de tempo - proscrinar!
4. Fazer sempre uma revisão semanal
Tomar meia hora, cada sexta-feira para rever e actualizar as listas de afazeres, processar os papéis soltos e as notas e pensar nos eventos previstos que aconteçam.
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